Nota de informare privind confidențialitatea

1. Cine răspunde de datele tale

OkDirect este operat de Championship Shot Limited, înregistrată în Hong Kong sub numărul 79331137, cu sediul social la Unit B6, 12th Floor, Wing Wah Building, No. 677 King's Road, Quarry Bay, Hong Kong. Reprezentantul nostru în Uniunea Europeană, conform articolului 27 din GDPR, este Alexandru Buzaianu, Str. Feleacu nr. 7, bl. 11F, sc. 3, ap. 11, Bucharest, Romania. Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie-ne la [email protected].

Conturile gazdelor, paginile noastre și facturarea: noi suntem operatorul.

Datele de rezervare ale oaspeților, inclusiv dovezile de plată: gazda pe al cărei site rezervi este operatorul, iar noi prelucrăm aceste date în numele ei, ca persoană împuternicită. Acolo unde le folosim în scopuri proprii (securitatea serviciului, prevenirea fraudelor și a abuzurilor, obligațiile noastre legale), pentru acea parte suntem și noi operator.

2. Ce date prelucrăm

Despre gazde:

• adresa de email, numele și, dacă ni-l dai, numărul de telefon;
• linkurile anunțurilor și ale calendarelor (iCal) pe care ni le dai, plus textul și fotografiile pe care le importăm la cererea ta din anunțul tău public, care pot include numele sau fotografia ta așa cum apar acolo;
• datele de plată pe care le arăți oaspeților (titularul contului, IBAN-ul, banca, linkul de plată) și, dacă alegi, numele tău de utilizator de Instagram;
• abonamentul tău: planul, facturile și, de la Stripe, doar tipul cardului și ultimele patru cifre (nu vedem niciodată numărul complet al cardului);
• evidența a ce ai acceptat: ce versiune a Termenilor și când, plus dacă ai cerut sfaturile și noutățile noastre pe email;
• mesajele pe care ni le trimiți.

Despre oaspeți:

• numele, numărul de telefon și, dacă ni-l dai, adresa de email; datele sejurului, numărul de persoane și mesajul pe care îl trimiți odată cu rezervarea;
• dovada de plată pe care o încarci (PDF sau fotografie) și detaliile citite din ea: nume, cont, sumă, dată, referință și starea transferului;
• dacă gazda cere asta, confirmarea numărului de telefon sau a emailului printr-un cod unic.

Despre toată lumea: datele tehnice pe care le primesc serverele noastre la fiecare cerere, cum ar fi adresa IP, tipul de browser, pagina cerută și ora, plus cele câteva lucruri pe care browserul tău le păstrează pentru paginile noastre (secțiunea 7). Doar dacă accepți cookie-urile de statistică: cum folosești paginile noastre (clicuri, derulare și o reluare a ecranului, cu tot ce scrii și datele personale mascate) și erorile din pagină (secțiunile 4 și 7).

Nu cerem date sensibile, cum ar fi acte de identitate sau date despre sănătate, și te rugăm să nu le pui în mesaje sau în dovezile de plată.

3. De ce le folosim și pe ce temei legal

• Ca să-ți creăm și să-ți administrăm contul și site-ul, să-ți importăm anunțul, să-ți sincronizăm calendarele și să-ți trimitem coduri de autentificare și anunțuri despre rezervări: pentru executarea contractului cu tine (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR).
• Ca să facturăm abonamentul și să ținem evidența contabilă: contractul cu tine și obligațiile noastre legale (articolul 6 alineatul (1) literele (b) și (c)).
• Ca să transmitem gazdei rezervarea oaspetelui și să verificăm dovezile de plată: după instrucțiunile gazdei, ca persoană împuternicită de ea. Gazda se bazează pe demersurile cerute de oaspete înainte de contractul de cazare și în baza lui, precum și pe interesul ei legitim de a nu fi fraudată.
• Ca să păstrăm serviciul sigur, să prevenim frauda, spamul și abuzurile și să ne apărăm în cazul unor pretenții legale: interesul nostru legitim (articolul 6 alineatul (1) litera (f)).
• Ca să pregătim o schiță de site dintr-un anunț public și s-o arătăm gazdei acelui anunț: interesul nostru legitim de a le arăta gazdelor ce putem construi pentru ele. Folosim doar ce arată public anunțul, schița se vede doar prin linkul ei și se șterge dacă nu e revendicată în 30 de zile de la ultima vizită. Te poți opune oricând.
• Ca să vedem cum sunt folosite paginile noastre (de exemplu câte site-uri se construiesc și se publică) și să găsim erorile: consimțământul tău (articolul 6 alineatul (1) litera (a)), pe care ni-l dai în caseta de cookie-uri din josul paginilor noastre (Accept tot sau Statistici în Setări; Statisticile includ înregistrările ecranului și hărțile de clicuri). Îl poți retrage oricând din Setări cookie-uri, în josul fiecărei pagini.
• Ca să-ți trimitem sfaturi și noutăți pe email: consimțământul tău (articolul 6 alineatul (1) litera (a)), doar dacă ai bifat căsuța. Îl poți retrage oricând.

Verificarea dovezilor de plată este automată, dar o dovadă care nu trece verificarea nu respinge niciodată singură o rezervare: decide gazda. Nu luăm alte decizii automate despre tine.

Nu vindem date personale, nu le folosim pentru publicitate și nu creăm profiluri publicitare.

4. Cine mai primește datele

Gazda primește detaliile rezervărilor făcute pe site-ul ei, iar oaspeții văd ce publică gazda, inclusiv datele necesare ca să plătească. Apoi oaspeții și gazdele vorbesc de obicei pe WhatsApp, după termenii WhatsApp; noi doar deschidem conversația și nu o vedem.

Folosim acești furnizori (subîmputerniciții noștri), fiecare doar pentru sarcina lui:

• Hetzner Online GmbH (Germania): serverele și spațiul de stocare pe care rulează OkDirect și unde sunt păstrate datele.
• Cloudflare, Inc.: rețeaua, securitatea și livrarea paginilor noastre.
• Twilio SendGrid: trimiterea emailurilor noastre, cum ar fi codurile de autentificare și anunțurile despre rezervări.
• Vonage: trimiterea codurilor unice prin SMS sau email, ca să confirmăm un număr de telefon sau o adresă de email.
• Stripe: plățile cu cardul și abonamentul. Stripe răspunde și singur de unele date, de exemplu pentru prevenirea fraudelor și obligațiile sale legale, conform propriei politici de confidențialitate.
• PostHog, Inc. (datele sunt găzduite în UE, eu.posthog.com): statistici de utilizare și rapoarte de erori, doar dacă accepți Statistici. Atunci înregistrăm cum folosești paginile noastre, ca să le facem mai bune: ce pagini deschizi, unde dai clic și cât derulezi, o reluare a ecranului și locurile unde se dă clic (înregistrările ecranului și hărțile de clicuri, care fac parte din Statistici). Tot ce scrii și datele personale de pe ecran, cum ar fi nume, numere de telefon, emailuri sau mesaje, sunt mascate și nu se înregistrează niciodată. Erorile din pagină ne sunt raportate, ca să le putem repara. Totul merge cu un identificator aleatoriu; pentru o gazdă autentificată, unul pe care îl obținem din cont și din care nu se poate afla emailul. Ca orice site la care se conectează browserul tău, îți vede adresa IP.
• Google (Gemini API, serviciul plătit): citirea dovezilor de plată pe care nu le putem citi pe serverele noastre, adică fotografii, scanări și PDF-uri din care lipsesc detalii. Conform condițiilor serviciului plătit, Google nu folosește acest conținut ca să-și îmbunătățească produsele.

Paginile noastre încarcă și conținut de la alte servicii, care îți văd adresa IP când fac asta:

• Google Fonts, pentru fontul paginilor noastre;
• OpenStreetMap, pentru harta de pe site-ul unei gazde.

Dacă o gazdă activează alertele push, detaliile rezervării ajung și la serviciul de alerte ales de gazdă. Booking.com și Airbnb citesc de la noi doar calendarul gazdei, care arată zilele ocupate, fără date despre oaspeți. Putem transmite date și când legea o cere sau unei firme care preia serviciul și care respectă apoi această notă.

5. Transferuri în afara UE

Serverele noastre sunt în UE. Stripe, Google, Twilio SendGrid, Vonage și Cloudflare au sediul în Statele Unite și pot prelucra date acolo. Și PostHog are sediul în Statele Unite: păstrează statisticile noastre de utilizare în UE, dar angajații lui le pot accesa de acolo. Pentru aceste transferuri ne bazăm pe Cadrul UE-SUA privind protecția datelor, acolo unde furnizorul este certificat, și în rest pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.

Firma noastră are sediul în Hong Kong, pentru care nu există o decizie de adecvare a UE. Când echipa noastră accesează date din afara UE, aplicăm aceleași protecții GDPR descrise aici.

6. Cât timp păstrăm datele

• Conturile și site-urile gazdelor: cât timp contul este activ. Când îl închizi sau ne ceri să-ți ștergem site-ul, le ștergem, cu excepția a ce suntem obligați prin lege să păstrăm.
• Facturarea și facturile: cât cer legile contabile și fiscale, adică până la 10 ani.
• Rezervările oaspeților și dovezile de plată: cât timp gazda le păstrează pe site-ul ei și se șterg cel târziu când se șterge site-ul gazdei, cu excepția cazului în care sunt necesare într-un litigiu sau legea cere mai mult.
• Schițele de site nerevendicate: se șterg la 30 de zile de la ultima vizită.
• Jurnalele serverelor: doar cât e nevoie pentru securitate și remedierea problemelor.
• Statisticile de utilizare: doar cât ne trebuie ca să înțelegem cum e folosit serviciul și să remediem erorile.
• Consimțământul pentru emailuri: până îl retragi, iar evidența lui cât timp am putea avea nevoie să-l dovedim.

7. Cookie-uri și stocarea în browser

Nu folosim cookie-uri de publicitate. Paginile noastre păstrează doar ce le trebuie ca să funcționeze: un cookie care te ține autentificat și, în memoria browserului, limba aleasă, cheia schiței pe care o construiești, progresul configurării și, pentru oaspeți, linkul către propria rezervare. Fiindcă sunt strict necesare, nu au nevoie de consimțământul tău. Statisticile de utilizare și reluarea ecranului (PostHog, secțiunea 4) pornesc doar după ce accepți Statistici în caseta noastră de cookie-uri. Statistici e o singură alegere și cuprinde ce pagini deschizi, clicurile și derularea, precum și înregistrările ecranului și hărțile de clicuri (o reluare a ecranului, cu tot ce scrii și datele personale mascate). Abia atunci înregistrăm cum folosești paginile și salvăm un identificator aleatoriu într-un cookie și în memoria browserului. Până nu accepți, nu se înregistrează și nu se trimite nimic la PostHog, iar dacă îți retragi consimțământul, înregistrarea se oprește și identificatorul se șterge. Caseta noastră de cookie-uri e a noastră: îți salvează alegerea (fiecare categorie și când) în memoria browserului, ca să nu te întrebe din nou pe fiecare pagină, și te întreabă din nou după 12 luni sau dacă schimbăm ce acoperă. Când accepți, notăm și asta, cu data, versiunea casetei și categoriile, în aceleași statistici, ca să putem arăta că ai fost de acord; Doar necesare nu e trimis nicăieri. Fiecare site de oaspeți își păstrează propria alegere. O poți schimba oricând din Setări cookie-uri, în josul fiecărei pagini, sau de aici. Dacă vom adăuga vreodată altceva, te vom întreba înainte.

Schimbă alegerea privind cookie-urile

8. Drepturile tale

Ai dreptul să-ți accesezi datele, să ceri corectarea sau ștergerea lor, să restricționezi felul în care sunt folosite, să le primești într-un format portabil, să te opui prelucrărilor bazate pe interesul legitim și să-ți retragi oricând consimțământul, fără să afecteze ce s-a făcut înainte.

Scrie-ne la [email protected]. Îți răspundem în cel mult o lună și te putem ruga să confirmi cine ești. Dacă ești oaspete și cererea ta privește o rezervare, gazda decide asupra ei, ca operator; o poți întreba direct pe gazdă sau ne poți scrie nouă, iar noi îi transmitem cererea și o ajutăm.

Poți depune și o plângere la o autoritate de protecție a datelor. În România aceasta este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, dataprotection.ro. Poți depune plângerea și în țara UE în care locuiești sau lucrezi.

9. Securitatea

Protejăm datele prin conexiuni criptate, acces limitat, autentificare cu cod unic în loc de parole și permisiuni restrânse pentru fișierele de pe servere. Niciun sistem nu este perfect sigur; dacă o încălcare a securității îți pune datele în pericol, anunțăm autoritatea și, acolo unde legea o cere, pe tine.

10. Modificarea acestei note

Actualizăm această notă când se schimbă ce facem cu datele; data de jos arată ultima versiune. Le anunțăm gazdelor schimbările importante pe email, înainte să se aplice.